Time blocking: cómo organizarse y no morir en el intento

¿Te sientes frustrado/a de no llegar a tiempo con tus tareas? ¿Sientes que pierdes mucho tiempo  en tu día a día con muchas tareas poco factibles para tu negocio?

Si has llegado hasta aquí, es porque sabes perfectamente que tienes un grave problema con el TIEMPO. Y sí, a todos no pasa lo mismo cuando estamos delante de un proyecto o negocio, y queremos abarcar a todo.

Estás en el post adecuado donde te voy a contar una técnica que la utiliza tanto los grandes gúrus del marketing como en el blogging en sus proyectos, el TIME BLOCKING.

¿Has oído hablarlo en alguna oacasión?

Tranquilo/a te voy a contar con detalles de qué se trata este método en «Time Blocking: cómo organizarse y no morir en el intento».

¿Empezamos?

¿QUÉ ES EL TIME BLOCKING?

El Time Blocking es una técnica de planificación del tiempo, en el cual se trabaja la productividad a la hora de trabajar. Se trata de organizar las tareas del día a día pautados por intervalos de tiempos.

¿EN QUÉ CONSISTE EL TIME BLOCKING?

Consiste en realizar bloques de tiempo, donde se señala las tareas, acciones, obligaciones que se van hacer a lo largo de un día o semana.

Cada bloque representará una tarea en concreto, diferenciada por un color, y está tendrá un tiempo determinado para su realización. Para que funcione es necesario hacerlo de forma estricta.

VENTAJAS DE REALIZAR EL TIME BLOCKING

Para todo hay ventajas, y por realizar un Time Blocking no iba ser menos. Los beneficios que aporta esta técnicas son variados:

SER MÁS PROACTIVO/A

Al tener todo planificado previamente, y sobre todo aquellas tareas que exigen más importancia, dándoles más prioridad, esto hará que seas mejor tanto en el ámbito profesional como en el ámbito personal.

APRENDER A GESTIONAR EL TIEMPO

El uso del Time Blocking requiere ser disciplinado ya que es necesario llevarlo a rajatabla para que funcione. Esto hace que estés totalmente comprometido con tu tiempo.

MENOS ESTRÉS 

Reduce el estrés cuando se tiene una planificación semanal de tareas plasmada en un calendario a través de colores diferenciadores.

MÁS ENFOQUE

Los tiempos predeterminados para cada tarea hace que estemos mucho más enfocados y con toda la concentración dirigido a ello.

Normalmente, las mañanas suelen ser mucho más productivas, porque es cuando tenemos mucha más energía.

DIFERENCIACIÓN DEL TIEMPO

Cuando hay una organización de las tareas, hace que un tiempo determinado vaya dirigido para algo en concreto.

De esta manera, se consigue tener un tiempo específico tanto para el trabajo como para la familia o amigos. Que también es necesario distraernos y disfrutar, ya que no todo es trabajar.

CONSEJOS PARA TRIUNFAR CON TU TIME BLOCKING

Te voy a dar una serie de consejos para que veas cómo me organizo gracias al TIME BLOCKING en mi rutina diaria.

DEDICA TIEMPO A LA PLANIFICACIÓN

Para crear un buen Time Blocking es necesario tenerlo planificado previamente cada semana. Se necesita planificar y reflexionar con tiempo de antelación para centrarse en lo que se quiere conseguir.

El factor primordial es que tú mismo veas, a través del foco, que avanzas en la realización de las tareas del día a día. Lo recomendable es reservar el primer bloque de tu tiempo para hacer una planificación semanal.

PLANIFICA TODO

Se necesita reservar un tiempo para cosas cotidianas que sean importantes en tu día a día como es la práctica de algún deporte, la meditación, la familia, los hobbies, etc… No sólo son las tareas enfocadas al trabajo.

BLOQUEA LAS TAREAS

A lo largo del día se hace todo tipo de tareas, y esas mismas no están en el mismo rango. Es decir, hay tareas proactivas que son las que van hacer avanzar un proyecto o un negocio.

Entonces estas son consideradas como las más importantes, y para ello, hay que reservarles nuestras horas de más energía.

Luego están las tareas reactivas que son aquellas que están relacionadas con responder a emails, reuniones, llamadas, etc… Y es aconsejable colocarlas en un único bloque para ser más proactivos.

GESTIONA TODA TU ENERGÍA

Para hacer una buena planificación del día, hay que pensar cómo funciona nuestra energía durante el día, ya que eso va influir en nuestro Time Blocking.

Normalmente, las mañanas es cuando se tiene un mayor foco, así que se harían las tareas más importantes.

En cambio, durante la tarde, sería más destinado a tareas que requieren menos energía como son los emails, reuniones, etc…

HAZ MENOS ESTIMACIONES

En el momento de organizarse a través de bloques, hay que tener en cuenta las estimaciones, ya que algunas tareas a la hora de realizarlas se nos puede pasar del tiempo estimado, o incluso serán terminadas antes de lo previsto. Es aconsejable siempre añadir 45 minutos más al tiempo estimado.

TEN EN CUENTA LOS IMPREVISTOS Y SÉ MÁS FLEXIBLE

No alucines y sé realista sobre todo contigo mismo, ya que todos sabemos que a lo largo del día puede surgir muchos imprevistos, y esto va hacer que se terminen las tareas más tarde de lo pensado.

En el planificador, hay que dejar espacios en blanco para este tipo de cosas, y más que nada, para evitar frustacciones al no conseguir nuestros objetivos.

FUERA LOS BLOQUES PEQUEÑOS

En el Time Blocking, hay que ir intercalando bloques grandes con pequeños, pero tampoco se trata de llenar el calendario. Se puede definir 3 bloques grandes y variar con algunos bloques más pequeños, enfocando siempre en nuestras prioridades.

MÁS CONCENTRACIÓN Y MENOS DISTRACCIONES

De nada sirve trabajar con una planificación del Time Blocking, sino se trabaja concentrado. Piensa que el momento que vas a dedicar a esa tarea, ese tiempo es SA-GRA-DO.

HERRAMIENTAS PARA CREAR UN TIME BLOCKING

Para llevar a cabo la técnica del Time Blocking, vas a tener que utilizar algunas herramientas, aunque las que se suelen usar son básicas, y esto quiere decir, que no vas a tener ningún problema.

GOOGLE CALENDAR

Google Calendar es una herramienta GRATUITA de Google que permite crear, gestionar y compartir eventos en tu propia agenda y con otros.

Sólo es necesario disponer de una cuenta de Gmail para poder utilizarla. Además, la puedes automatizar con Calendly para que tus clientes puedan ver cual es tu tiempo disponible para ellos.

CALENDARIO

El calendario tradicional también es válido. Es bastante visual, con el cual se puede distribuir y ser lo original que se quiera organizando el tiempo mediante tareas.

Un ejemplo de calendario, es el calendario de las actividades extraescolares o asignaturas que teníamos cuando eramos pequeños en el colegio.

De aquellas, ya hacíamos la técnica del Time Blocking sin saberlo.

¿Te acuerdas?

¡Qué maravillosos años!

Has llegado hasta aquí, y es para celebrarlo. Que sepas que he preparado un REGALO especial para ti. Igual no eres muy de crear calendarios, así que tranquilo/a.

Para que no te rompas la cabeza con ello, y simplemente te enfoques en lo verdaderamente importante como es diseñar un buen Time Blocking, he creado una plantilla con un calendario ORIGINAL.

¡Date prisa! Y descargarlo desde AQUÍ gratis.

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¡Ya sabes que lo que se comparte, enriquece!

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